Datenschutzerklärung
Dieses Dokument ist nur in der englischen und deutschen Fassung rechtswirksam. Übersetzungen in andere Sprachen werden lediglich zu Informationszwecken bereitgestellt.
Skillhabit AB ("SHAB") bietet die unter dem Namen Skillhabit ("Skillhabit") vermarktete Plattform an, über die Organisationen Kurse erstellen und die Ergebnisse analysieren können. Das erstellte Material kann zur Schulung und Aufrechterhaltung von Schlüsselkompetenzen innerhalb und außerhalb jeder Organisation ("Kunde") verwendet werden, die Skillhabit nutzt. Der Schutz personenbezogener Daten ist für SHAB von zentraler Bedeutung. Aus diesem Grund stellt SHAB Geschäftsverfahren und Sicherheitsvorkehrungen bereit, um die unter seiner Kontrolle stehenden personenbezogenen Daten zu schützen. Mit der Anmeldung bei Skillhabit und der Einrichtung Ihrer eigenen Umgebung gelten alle Informationen in diesem Dokument sowie unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen als genehmigt.
Von uns erfasste Daten
Konto- und Profildaten
Um alle Funktionen nutzen zu können, stellen uns alle Nutzer von Skillhabit bei der Registrierung bestimmte Daten zur Verfügung. Dabei erfasst Skillhabit z. B. Informationen wie Firmenname, Benutzernamen, E-Mail-Adressen, Zahlungsinformationen oder über konfigurierbare Felder Angaben in Bezug auf die Zugehörigkeit zur Organisation.
Erstellte Inhalte
Mit Skillhabit können Kurse erstellt werden, die Videos, Audiodateien, Beschreibungen, Bilder und sonstiges vom Nutzer erstelltes Material enthalten. SHAB übernimmt keine Verantwortung für ggf. in solchem Material enthaltene personenbezogene Daten. SHAB behält sich jedoch das Recht vor, alle für notwendig erachteten Maßnahmen zu ergreifen, wenn gegen unsere Geschäftsbedingungen verstoßen wurde. Dies kann die Kontaktaufnahme mit dem Kunden oder die Löschung von Daten beinhalten.
Kommunikation
Im Rahmen der Nutzung des Systems erfolgt die Kommunikation über verschiedene Kanäle, wie z. B. per Post oder auf anderen Wegen.
Protokollierung und Backups
Kontoaktivitäten innerhalb des Systems und bei Kommunikation des Systems mit seinen Nutzern können im System protokolliert und von SHAB aufbewahrt werden. Diese Protokolle werden bis zu 30 Tage lang gespeichert.
Aus Sicherheitsgründen werden regelmäßig Backups des Systems erstellt. Diese Backups enthalten alle Daten und werden bis zu 18 Monate lang gespeichert.
Datenerfassung über die Website
SimplyAnalytics
Die Website von Skillhabit gehört SHAB und verwendet SimplyAnalytics, mit dem wir Informationen zu Benutzeraktivitäten einsehen können, wie z. B. Seitenaufrufe, Quellen und die auf unserer Website verbrachte Zeit. Diese Informationen werden als Zahlen angezeigt und können keinen einzelnen Personen zugeordnet werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Website von SimplyAnalytics.
Cookies
Diese Website verwendet Cookies. Indem Sie diese Website weiter nutzen, akzeptieren Sie die Handhabung dieser Cookies gemäß dieser Datenschutzerklärung.
Unser Umgang mit Ihren Daten
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten werden verwendet, um Benutzer in Gruppen zu organisieren, Kurse und Schulungen innerhalb des Systems zu erstellen und durchzuführen sowie Analysen der Schulungsergebnisse vorzunehmen. Die Kommunikation im Rahmen der Interaktion mit Skillhabit erfolgt in Form von E-Mails oder anderen Benachrichtigungsverfahren.
Wir verwenden Daten aus früheren Benutzerinteraktionen, um unsere künstliche Intelligenz zu optimieren und anzupassen. Dies hilft uns, die Störung der Nutzer zu minimieren und die Leistung in den vom Kunden ausgewählten Schlüsselbereichen zu maximieren.
Weitergabe von Daten an Dritte
Personenbezogene Daten werden von SHAB nicht an Dritte verkauft, diesen zur Verfügung gestellt oder mit solchen getauscht. Wenn dies jedoch gesetzlich erlaubt und/oder vorgeschrieben ist oder einer oder mehrere der folgenden Fälle vorliegen, kann SHAB personenbezogene Daten weitergeben:
- Dienstanbieter. Wir können ausgewählten Dritten, die in unserem Auftrag Dienstleistungen erbringen, Zugang zu Ihren Daten gewähren oder diese mit ihnen teilen. Diese Dritten erbringen eine Vielzahl von Dienstleistungen für uns, wie z. B. Abrechnung, Vertrieb, Marketing, Bereitstellung von Inhalten und Funktionen, Analysen, Datenspeicherung, Kommunikation, Sicherheit, Zahlungsabwicklung und rechtliche Dienstleistungen. SHAB stellt sicher, dass der Dritte angemessene Datenverwaltungspraktiken einhält, die Vertraulichkeit und Sicherheit gewährleisten und unbefugte Zugriffe verhindern.
- Soweit gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben. SHAB kann personenbezogene Daten offenlegen, wenn dies durch geltendes Recht vorgeschrieben ist oder von einer zuständigen rechtlichen Stelle oder staatlichen Behörde verlangt wird. Außerdem kann SHAB im Zusammenhang mit der Durchsetzung oder dem Schutz seiner gesetzlichen Rechte Informationen an beauftragte Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und Anwälte weitergeben.
- Geschäftliche Transaktion. SHAB kann personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Verkauf oder der Übertragung von Unternehmen oder Vermögenswerten an Dritte weitergeben. Im Falle einer solchen Transaktion bleiben die personenbezogenen Daten jedoch durch die geltenden Datenschutzgesetze geschützt.
Wie wir Ihre Daten schützen
Der Datenschutz ist für SHAB von größter Bedeutung und wir unternehmen alle zumutbaren Anstrengungen, um Ihre Daten zu sichern und zu schützen.
Sichere Entwicklung und Bereitstellung unserer Software
Die Software (SW) von Skillhabit unterliegt der Versionskontrolle. Änderungen an der Skillhabit-SW müssen verschiedenen Prinzipien zur Qualitätssicherung entsprechen, um höchstmögliche Qualität und ein minimales Risiko von Datenverlusten oder Datenschutzverstößen zu gewährleisten. Jede Änderung wird von mindestens zwei Personen durchgeführt. Für jede Änderung werden automatisierte Tests entwickelt und durchgeführt. Es werden Regressionstests durchgeführt, und die Änderung wird erst dann in das Produktionssystem übernommen, wenn alle Tests zu 100 % bestanden wurden. Vor der Implementierung erfolgt eine Risikoanalyse und werden Maßnahmen ergriffen, um das Risiko von Datenschutzverstößen zu minimieren. Außerdem arbeiten wir mit externen Sicherheitsexperten zusammen, um unseren Code auf gängige Schwachstellen zu testen, und verwenden Netzwerk-Scan-Tools für unsere Produktionsserver. Darüber hinaus führen wir jährlich Penetrationstests auf unseren Produktionsservern durch, dokumentieren die Ergebnisse und setzen sie um.
Architektur und Zuverlässigkeit von Skillhabit
Skillhabit verwendet GleSYS, um Benutzerdaten zu hosten und zu verwalten. Für die schnelle Wiederherstellung nach einem eventuellen Datenbankausfall wird die Datenbank synchron repliziert.
Sicherheit von Büros und Rechenzentren
Die SHAB-Geschäftsstelle verfügt über ein Sicherheitskonzept, das eine Kompromittierung der eigenen Informationssysteme, Computernetzwerke oder Dateien durch Unbefugte verhindern soll. SHAB verwendet GleSYS, das über ein robustes physisches Sicherheitsprogramm mit mehreren Zertifizierungen verfügt, wie z. B. ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 und ISO/IEC 27001:2013. Weitere Informationen zu den physikalischen Sicherheitsprozessen von GleSYS finden Sie unter GleSYS Compliance & Security.
Sicherheitskompetenz des SHAB-Personals
Das Personal von SHAB unterzieht sich einer regelmäßigen Kompetenzerfassung und -entwicklung, um einen hohen Wissensstand in Sachen Datenschutz und -sicherheit zu gewährleisten. Die Ergebnisse werden dokumentiert.
Zugriff auf in Skillhabit gespeicherte personenbezogene Daten
SHAB ist bestrebt, die Zahl der Personen mit Zugang zu in Skillhabit gespeicherten personenbezogenen Daten zu minimieren. Der Zugang wird nur gewährt, wenn er im konkreten Fall tatsächlich benötigt wird. Jede Zugriffsanfrage wird vom Chief Technology Officer (CTO) des Unternehmens entschieden.
Risikoanalyse
Jede Änderung an Skillhabit unterliegt einer Risikoanalyse in Bezug auf personenbezogene Daten. Erst wenn die Risiken validiert und behoben sind, kann eine Freigabe erfolgen. Die Dokumentation der Prozesseinhaltung erfolgt im Rahmen unseres SW-Lieferprozesses. Auch SHAB unterzieht seine Richtlinien und Risiken regelmäßig, mindestens jedoch einmal jährlich, einer Überprüfung. Etwaige Schwachstellen werden dokumentiert und entsprechende Maßnahmen ergriffen.
Speicherung von Daten
SHAB speichert und verarbeitet personenbezogene Daten auf eine Weise, die den Sicherheitsstandards der Branche entspricht. SHAB hat seinen Hauptsitz in Schweden, und die Daten werden standardmäßig innerhalb der Europäischen Union gespeichert.
Auf Wunsch können wir Ihre Daten jedoch zur Speicherung in die Vereinigten Staaten übertragen. Wenden Sie sich hierfür bei Bedarf an support@skillhabit.com.
Einhaltung der Vorschriften
Allgemeine Datenschutzverordnung – DSGVO
Die Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) ist eine wichtige Verordnung zu den personenbezogenen Daten von EU-Bürgern und gilt für alle globalen Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern speichern.
Skillhabit wurde von Anfang an mit der DSGVO als wichtiger Leitlinie entwickelt, und das System ist in allen relevanten Aspekten auf die Einhaltung des Datenschutzes ausgerichtet.
In Bezug auf die DSGVO und Skillhabit fungiert SHAB als Auftragsverarbeiter und der Kunde als Verantwortlicher. In seiner Eigenschaft als Auftragsverarbeiter deckt SHAB die folgenden rechtlichen Aspekte ab:
- Einverständnis: Der Kunde ist dafür verantwortlich, das Einverständnis der zu Skillhabit hinzufügten Nutzer einzuholen.
- Recht auf Auskunft: Dieses Dokument enthält Informationen darüber, welche Daten gespeichert und wie diese verarbeitet werden.
- Recht auf Zugang: SHAB unterstützt den Kunden dabei, alle über einen Nutzer gespeicherten personenbezogenen Daten zusammenzustellen.
- Recht auf Berichtigung: SHAB unterstützt den Kunden bei der Berichtigung personenbezogener Daten, die in Skillhabit nicht korrekt gespeichert sind.
- Recht auf Vergessenwerden: Auf Wunsch unterstützt SHAB den Kunden dabei, die mit dem Benutzer verbundenen Benutzer- und personenbezogenen Daten zu löschen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Auf Kundenwunsch exportiert SHAB die Benutzerdaten und alle zugehörigen personenbezogenen Daten.
Als Betriebsumgebung für das Skillhabit-System verwendet SHAB GleSYS. GleSYS Datenschutzerklärung.
Management von Zwischenfällen
SHAB benachrichtigt den Kunden unverzüglich über jeden vermuteten oder tatsächlichen Datenverlust oder Datenschutzverstoß, der zu Verlust, Aufruf, Offenlegung, Nutzung oder Erwerb personenbezogener Daten durch Unbefugte führen kann. SHAB ergreift unverzüglich alle notwendigen und empfehlenswerten Abhilfemaßnahmen und arbeitet mit dem Kunden bei allen zumutbaren Bemühungen vollumfänglich zusammen, um die nachteiligen Auswirkungen eines Datenschutzverstoßes abzumildern und eine Wiederholung zu verhindern. Alle Vorfälle werden von einem ernannten Incident Manager dokumentiert.
Alle Verstöße gegen den Schutz personenbezogener Daten, die EU-Bürger betreffen, müssen vom Auftragsverarbeiter (Kunden) innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden des Verstoßes der zuständigen Datenschutzbehörde gemeldet werden, wenn der Vorfall wahrscheinlich zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt. SHAB ist in Schweden registriert, und die zuständige Behörde ist die schwedische Datenschutzbehörde (Integritetsskyddsmyndigheten, IMY).
Kontakt
Wenn Sie Fragen zu unseren Praktiken oder dieser Datenschutzerklärung haben, wenden Sie sich bitte an support@skillhabit.com.
Änderungen an dieser Datenschutzerklärung
SHAB kann diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern. Bei wesentlichen Änderungen wird die aktualisierte Datenschutzerklärung mit einem Hinweis auf die Änderungen veröffentlicht, bevor diese in Kraft treten. Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um sich über den neuesten Stand unserer Datenschutzpraktiken zu informieren.
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